高座清掃施設組合特定個人情報取扱規程

平成28年３月１日訓令第１号

 

第１章　総則

（目的）

第１条　本規定は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成２５年法律第２７号。以下「番号法」という。）、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「個人情報保護法」という。）、「高座清掃施設組合個人情報の保護に関する法律の施行に関する条例」（令和５年条例第２号、以下「個人情報保護法施行条例」という。）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（行政機関等編）」（平成２６年１２月１８日、以下「特定個人情報ガイドライン」という。）に基づき、高座清掃施設組合（以下「組合」という。）の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保することを目的とする。

２　本規程は、特定個人情報の「取得」、「利用」、「保管」、「提供」、「開示、訂正、利用停止等」、「削除・廃棄」の各段階における取扱方法等について定める。

（用語の定義等）

第２条　本規程で使用する用語の定義等については、法令上の定義等に従い、以下のとおりとする。

項番

用語

定義等

１

個人情報

生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当する者をいう。

(１)　当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。）で作られる記録をいう。以下同じ。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事情（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）

(２)　個人識別符号が含まれるもの

２

保有個人情報

行政機関等の職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、当該行政機関等の職員が組織的に利用するものとして、当該行政機関等が保有しているものをいう。

３

個人番号

番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう（番号法第２条第６項及び第７項、第８条並びに第４８条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項における個人番号）。

４

特定個人情報

個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第７条第１項及び第２項、第８条並びに第４８条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項を除く。）をその内容に含む個人情報をいう。

５

個人情報ファイル

保有個人情報を含む情報の集合物であって次に掲げるものをいう。

①　一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

②　①に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの

６

特定個人情報ファイル

個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。

７

個人番号利用事務

行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第９条第１項から第３項までの規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。

８

個人番号関係事務

番号法第９条第４項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。

９

個人番号利用事務等

個人番号利用事務又は個人番号関係事務をいう。

１０

個人番号利用事務実施者

個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

１１

個人番号関係事務実施者

個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

１２

個人番号利用事務等実施者

個人番号利用事務実施者又は個人番号関係事務実施者をいう。

１３

情報照会者

番号法別表第２の第１欄に掲げる者（法令の規定により同表の第２欄に掲げる事務の全部又は一部を行うこととされている者がある場合にあっては、その者を含む。）をいう。

１４

情報提供者

番号法別表第２の第３欄に掲げる者（法令の規定により同表の第４欄に掲げる特定個人情報の利用又は提供に関する事務の全部又は一部を行うこととされている者がある場合にあっては、その者を含む。）をいう。

１５

職員等

組合の組織内にあって直接又は間接に組合の指揮監督を受けて組合の業務に従事している者をいい、雇用関係にある者（常勤職員、非常勤職員、定年前再任用短時間勤務職員、会計年度任用職員等）

１６

事務取扱担当者

組合内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。

１７

事務取扱責任者

特定個人情報等の管理に関する責任を担う者をいう。

１８

管理区域

特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。

１９

取扱区域

特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。

（個人番号を取り扱う事務の範囲）

第３条　組合が個人番号を取り扱う事務の範囲は、以下のとおりとする。

神奈川県市町村職員共済組合の事務に係る個人番号関係事務

神奈川県市町村職員共済組合への申請書等の取扱い事務

神奈川県市町村職員退職手当組合の事務に係る個人番号関係事務

神奈川県市町村職員退職手当組合への申請書等の取扱い事務

退職所得の受給に関する申告書の取扱い事務

職員等（扶養家族を含む。）に係る個人番号関係事務

給与所得の源泉徴収票作成事務

扶養控除等（異動）申告書及び給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書の取扱い事務

雇用保険法に基づく被保険者資格に係る届出事務並びに雇用継続給付に係る賃金月額証明書作成及び支給申請事務

労働者災害補償保険法に基づく保険給付請求に係る事務

健康保険法及び厚生年金保険法に基づく被保険者資格に係る届出事務

健康保険法に基づく被扶養者異動に係る届出事務

健康保険法に基づく保険給付の支給申請事務

職員等の被扶養配偶者に係る個人番号関係事務

国民年金第３号被保険者に係る届出事務

職員等以外の個人に係る個人番号関係事務

報酬・料金等の支払調書作成事務

土地又は建物の賃貸借に係る個人番号関係事務

土地及び建物の賃借料の支払調書作成事務

土地又は建物の売買に係る個人番号関係事務

土地及び建物の購入費用（譲受けの対価）の支払調書作成事務

（取り扱う特定個人情報等の範囲）

第４条　前条に基づいて組合が個人番号を取り扱う事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報は、以下のとおりとする。

(１)　職員等の氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、雇用保険被保険者番号、収入額

(２)　職員等の扶養家族の氏名、生年月日、性別、続柄、住所、収入額

(３)　職員等の被扶養配偶者の基礎年金番号

(４)　その他、前条に定める事務を行うために必要とされる特定個人情報

第２章　安全管理措置等

第１節　組織的・人的安全管理措置

（組織体制）

第５条　特定個人情報の事務取扱責任者は、事務局長とする。

２　次長は、安全管理措置等について事務局長を補佐し、その指示に従う。

３　特定個人情報の事務取扱担当者は、組合において第３条に規定する事務に従事する担当者とする。

（事務取扱責任者の責務）

第６条　事務取扱責任者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者にこれを理解させ、遵守させるための教育訓練、安全対策の実施並びに周知徹底等の措置を実施する責任を負う。

２　事務取扱責任者は、以下の業務を所管する。

(１)　本規程及び委託先の選定基準の承認及び周知

(２)　特定個人情報の安全管理に関する教育・研修の企画

(３)　その他組合全体における特定個人情報の安全管理に関すること。

(４)　特定個人情報の利用申請の承認及び記録等の管理

(５)　管理区域及び取扱区域の設定

(６)　特定個人情報の取扱区分及び権限についての設定及び変更の管理

(７)　特定個人情報の取扱状況の把握

(８)　委託先における特定個人情報の取扱状況等の監督

(９)　特定個人情報の安全管理に関する教育・研修の実施

(10)　その他組合における特定個人情報の安全管理に関すること。

３　事務取扱責任者は、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

（事務取扱担当者の責務）

第７条　事務取扱担当者は、特定個人情報の「取得」、「利用」、「保管」、「提供」、「開示、訂正、利用停止等」、「削除・廃棄」又は委託処理等、特定個人情報を取扱う業務に従事する際、番号法、個人情報保護法及び個人情報保護法施行条例並びにその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、本規程及びその他の内部規程並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

２　事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えい等、番号法、個人情報保護法若しくは個人情報保護法施行条例又はその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、本規程又はその他の内部規程に違反している事実又は兆候を把握した場合、速やかに事務取扱責任者に報告するものとする。

３　個人番号が記載された書類等の受領をする事務取扱担当者は、個人番号の確認等の必要な事務を行った後はできるだけ速やかにその書類を受け渡すこととし、自分の手元に個人番号を残してはならないものとする。

（教育・研修）

第８条　事務取扱責任者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者に本規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負う。

２　事務取扱担当者は、事務取扱責任者が主催する本規程を遵守させるための教育を受けなければならない。研修の内容及びスケジュールは、事業年度毎に事務取扱責任者が定める。

３　組合は、特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を服務規程に定めるものとする。

（事務フロー）

第９条　源泉徴収票、支払調書等の法定調書や社会保険関係の届書を作成する場合の事務フローは、別に定める。

（本規程に基づく運用状況の記録）

第１０条　事務取扱担当者は、本規程に基づく運用状況を確認するため、以下

　の項目につき別に定める様式に基づき記録するものとする（ただし、第５号については、委託先から受領した証明書等により、第６号については別途情報システムのログにより、確認するものとする。）。

(１)　特定個人情報の取得及び特定個人情報ファイルへの入力状況

(２)　特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録

(３)　書類・媒体等の持出しの記録

(４)　特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録

(５)　削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等

(６)　特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況（ログイン実績、アクセスログ等）の記録

（特定個人情報ファイルの取扱状況の確認手段）

第１１条　事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段として、特定個人情報管理台帳に以下の事項を記録するものとする。なお、特定個人情報管理台帳には、特定個人情報等は記載しないものとする。

(１)　特定個人情報ファイルの種類、名称

(２)　責任者、取扱部署

(３)　利用目的

(４)　削除・廃棄状況

(５)　アクセス権を有する者

（情報漏えい事案等への対応）

第１２条　事務取扱責任者は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損による事故（以下「漏えい事案等」という。）が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、本規程に基づき適切に対処するものとする。

２　事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その旨及び調査結果を当該漏えい事案等の対象となった情報主体に対して、事実関係の通知、謝意の表明、原因関係の説明等を速やかに行うものとする。

３　事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生した場合、組合長、副組合長、関係行政機関に対して必要な報告を速やかに行う。

４　事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、情報漏えい等が発生した原因を分析し、再発防止に向けた対策を講じるものとする。

５　事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その事実を本人に通知するとともに、必要に応じて公表する。

（苦情への対応）

第１３条　事務取扱担当者は、番号法、個人情報保護法、個人情報保護法施行条例、特定個人情報保護ガイドライン又は本規程に関し、情報主体から苦情の申出を受けた場合には、その旨を事務取扱責任者に報告する。報告を受けた事務取扱責任者は、適切に対応するものとする。

（特定個人情報等の取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し）

第１４条　事務取扱責任者は、年１回以上及び必要に応じて特定個人情報等の取扱状況について、自ら行う点検を実施する。

２　事務取扱責任者は、前項に定める点検等の結果に基づき、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組むものとする。

第２節　物理的安全管理措置

（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）

第１５条　特定個人情報等を取り扱う区域を明確にし、当該区域に対して、以下の各号に従い以下の措置を講じる。

(１)　管理区域

入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。

(２)　取扱区域

可能な限り壁又は間仕切り等の設置をしたり、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど座席配置を工夫したりするものとする。

（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）

第１６条　管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、以下の各号に掲げる措置を講じる。

(１)　特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体又は書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。

(２)　特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。

（電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止）

第１７条　特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しは、以下に掲げる場合を除き禁止する。なお、「持出し」とは、特定個人情報等を管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等であっても、紛失・盗難等に留意しなければならない。

(１)　個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合

(２)　行政機関等への届書の提出等、組合が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合

２　前項により特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しを行う場合には、以下の安全策を講じるものとする。ただし、行政機関等に届書をデータで提出するにあたっては、行政機関等が指定する提出方法に従うものとする。

(１)　特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法

ア　持出しデータの暗号化又はパスワードによる保護

イ　通信経路が暗号化されたファイル交換システムの使用

ウ　施錠できる搬送容器の使用

エ　追跡可能な移送手段の利用

(２)　特定個人情報等が記載された書類等を安全に持ち出す方法は、封緘、目隠しシールの貼付とする。

（個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄）

第１８条　特定個人情報等の削除・廃棄段階における記録媒体等の管理は、以下のとおりとする。

(１)　事務取扱担当者は、特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を用いるものとする。

(２)　事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された書類等を廃棄する場合、シュレッダー等による記載内容が復元不能までの裁断、焼却・溶解等の復元不可能な手段を用いるものとする。

(３)　事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用データ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を用いるものとする。

(４)　特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、当該関連する書類等の法定保存期間経過後６ヵ月以内に個人番号を削除するよう情報システムを構築するものとする。

(５)　個人番号が記載された書類等については、当該関連する法定調書の法定保存期間経過後６ヵ月以内に廃棄をするものとする。

２　事務取扱担当者は、個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存するものとする。削除・廃棄の記録としては、特定個人情報ファイルの種類・名称、責任者・取扱部署、削除・廃棄状況を記録するものとし、個人番号自体は含めないものとする。

第３節　技術的安全管理措置

（情報システムへのアクセス制御）

第１９条　特定個人情報等を取り扱う情報システムへのアクセス制御の方法は、以下のとおりとする。

(１)　個人番号と紐付けてアクセスできる情報の範囲をアクセス制御により限定する。

(２)　特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを、アクセス制御により限定する。

(３)　ユーザーＩＤに付与するアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。

（アクセス者の識別と認証）

第２０条　特定個人情報等を取り扱う情報システムは、ユーザーＩＤ、パスワード、磁気・ＩＣカード等の識別方法により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを識別した結果に基づき認証するものとする。

（外部からの不正アクセス等の防止）

第２１条　情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する方法は、以下のとおりとする。

(１)　情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する。

(２)　情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入する。

(３)　導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する。

(４)　機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする。

(５)　ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する。

（情報漏えい等の防止）

第２２条　特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合には、通信経路における情報漏えい等を防止するために、通信経路が暗号化されたファイル交換システムを利用する。

２　情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止するために、データの暗号化又はパスワードによる保護を行うものとする。

第３章　取得、収集制限

（特定個人情報の適正な取得）

第２３条　特定個人情報を取得するにあたっては、適法かつ公正な手段によって行うものとする。

（特定個人情報の利用目的）

第２４条　職員等又は第三者から取得する特定個人情報は、第３条に掲げた個人番号を取り扱う事務を行うために利用する。

（特定個人情報の取得時の利用目的の通知等）

第２５条　特定個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を情報主体に通知し、又は公表するものとする。なお、職員等から特定個人情報を取得する場合には、利用目的を記載した書類の提示により行う。

２　利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人へ通知することにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。

（個人番号の提供の要求）

第２６条　第３条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。

２　職員等又は第三者が、個人番号の提供の要求又は第２９条に基づく本人確認に応じない場合には、番号法に基づく制度の意義について説明をし、個人番号の提供及び本人確認に応ずるように求めるものとする。

（個人番号の提供を求める時期）

第２７条　第３条に定める事務を処理するために必要があるときに、職員等又は第三者に対して個人番号の提供を求めるものとする。

２　前項にかかわらず、組合が職員等と雇用契約等を締結した時点等、当該事務の発生が予想できたときに個人番号の提供を求めることができる。

（特定個人情報の収集制限）

第２８条　第３条に定める事務を行うために必要な範囲を超えて、職員等又は第三者から特定個人情報を収集しないものとする。

（本人確認）

第２９条　職員等又は第三者に個人番号の提供を求めるにあたっては、以下のいずれかの書類の提示をもって個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。ただし、退職手当の支給事務に係る個人番号については、構成団体が確認を行うものとする。

(１)　個人番号カード

(２)　通知カード及び写真付身分証明書等

(３)　個人番号が記載された住民票記載事項証明書及び写真付身分証明書等

２　代理人から個人番号の提供を受ける場合については、以下の書類の提示をもって、代理権の確認、当該代理人の身元確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。

(１)　委任状（任意代理人の場合）又は戸籍謄本（法定代理人の場合）

(２)　代理人の個人番号カード又は写真付身分証明書等

(３)　本人の個人番号カード、通知カード、個人番号が記載された住民票記載事項証明書のいずれか

３　前各項に基づく本人確認の状況については、別に定める様式により記録するものとする。

第４章　利用

（個人番号の利用制限）

第３０条　個人番号は、第２４条に掲げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。

２　組合は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意がある場合、又は本人の同意を得ることが困難である場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて個人番号を利用してはならないものとする。

（特定個人情報ファイルの作成の制限）

第３１条　特定個人情報ファイルを作成するのは、第３条に定める事務を行うために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。

第５章　保管

（特定個人情報の正確性の確保）

第３２条　事務取扱担当者は、第６条に掲げる利用目的の範囲において、特定個人情報を正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。

（保有個人データに関する事項の公表等）

第３３条　個人情報保護法及び個人情報保護法施行条例に基づき、特定個人情報に係る保有個人データに関する事項を本人の知り得る状態に置くものとする。

（特定個人情報の保管制限）

第３４条　組合は、第３条に定める事務を行うために必要な範囲を超えて、特定個人情報を保管しないものとする。

２　組合は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、当該書類だけでなく届書を作成するシステム内においても特定個人情報を保管することができる。

３　組合は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写しや組合が行政機関等に提出する届書の控えや当該届書を作成する上で組合が受領する個人番号が記載された書類を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。

第６章　提供

（特定個人情報の提供制限）

第３５条　組合は、以下のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を提供しないものとする。

(１)　第３条に定める事務を行うために必要があるとき。

(２)　特定個人情報の取扱いの全部もしくは一部を委託するとき。

(３)　合併その他の事由による事業の承継が行われたとき。

(４)　高座清掃施設組合個人情報保護委員会から提供の求めがあったとき。

(５)　公的機関の調査等その他公益上の必要があるとき。

(６)　人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合において、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるとき。

（第三者提供の停止）

第３６条　前条の定めに反して特定個人情報が違法に第三者に提供されているという理由により、組合が本人から第三者への当該特定個人情報の提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときには、遅滞なく当該特定個人情報の第三者への提供を停止するものとする。

第７章　開示、訂正、利用停止等

（特定個人情報の開示、訂正、利用停止等）

第３７条　特定個人情報に関する開示、訂正、利用停止等については、個人情報保護法の規定による。

２　組合は、次の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができる。

(１)　本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

(２)　組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

(３)　他の法令に違反することとなる場合

第８章　削除・廃棄

（特定個人情報の削除・廃棄）

第３８条　組合は、第３条に規定する事務を行う必要がある範囲に限り、特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号は、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号を６ヵ月以内に削除又は廃棄するものとする。

２　前項に定める削除又は廃棄に係る物理的安全管理措置については、第１８条の規定による。

第９章　委託の取扱い

（委託先の監督）

第３９条　組合が、個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合は、委託先が取り扱う特定個人情報の安全管理措置が適切に講じられるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。この場合において、番号法に基づき組合自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において講じられるよう、必要かつ適切な監督を行うものとする。

２　前項の組合が行う必要かつ適切な監督には、以下の事項が含まれるものとする。

(１)　委託先の適切な選定

(２)　委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結

(３)　委託先における特定個人情報の取扱状況の把握

３　前項第１号に関しては、以下の事項について特定個人情報の保護に関して組合が定める水準を満たしているかを予め確認する。

(１)　設備

(２)　技術水準

(３)　職員等に対する監督・教育の状況

(４)　経営環境

４　第２項第２号に関しては、委託契約の内容として以下の事項を規定するものとする。

(１)　秘密保持義務

(２)　事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止

(３)　特定個人情報の目的外利用の禁止

(４)　再委託における条件

(５)　漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任

(６)　委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄

(７)　職員等に対する監督・教育

(８)　契約内容の遵守状況について報告を求める規定

(９)　特定個人情報を取り扱う職員等の明確化

(10)　組合が委託先に対して実地の調査を行うことができる規定

５　組合は、委託先において特定個人情報の安全管理が適切に行われていることについて、１年に１回以上の頻度で及び必要に応じてモニタリングをするものとする。

（再委託の取扱い）

第４０条　委託先は、組合の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人番号関係事務の全部又は一部を再委託することができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同様とする。

２　組合は、再委託先の適否の判断のみならず、委託先が再委託先に対しても必要かつ適切な監督を行っているかどうかについても監督するものとする。

３　組合は、委託先が再委託をする場合、当該再委託契約の内容として、前条第４項と同等の事項を規定させるものとする。

第１０章　その他

（その他）

第４１条　この規程に定めるもののほか、特定個人情報の取扱いについては、必要に応じて組合長が定める。

 

附　則

この規程は、平成２８年３月１日から施行する。

附　則（令和５年４月１日訓令第５号）

この規定は、令和５年４月１日から施行する。