高座清掃施設組合文書管理規程

平成29年２月１日訓令第１号

第１章　総則（第１条～第６条）

第２章　文書の収受等（第７条～第12条）

第３章　行政文書の作成等（第13条～第24条）

第４章　施行及び発送（第25条～第29条）

第５章　行政文書の整理及び保存（第30条～第40条）

第６章　行政文書の廃棄（第41条～第43条）

第７章　秘密文書の処理（第44条～第47条）

第８章　補則（第48条）

附則

第１章　総則

（趣旨）

第１条　高座清掃施設組合（以下「組合」という。）の行政文書の管理に関しては、別に定めがある場合を除くほか、この訓令の定めるところによる。

（用語の定義）

第２条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(１)　行政文書　職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画（これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。）及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、職員が組織的に用いるものとして、保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

ア　新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

イ　文書又は図画の作成の補助に用いるため一時的に作成した電磁的記録

(２)　電子文書　電磁的記録のうち、書式情報（文書の体裁に関する情報をいう。）を含めて磁気ディスク等に記録されている電磁的記録をいう。

(３)　課　高座清掃施設組合事務局設置条例（平成７年条例第４号）第２条第1項に規定する課をいう。

(４)　主務課　当該行政文書に係る事案を担当する課をいう。

(５)　局長　高座清掃施設組合一般職の職員の職の設置等に関する規則（昭和41年規則第１号。以下「規則」という。）第３条に規定する局長をいう。

(６)　次長　規則第３条に規定する次長をいう。

(７)　課長　規則第３条に規定する課長をいう。

(８)　文書主管課長　行政文書を主管する課の長をいう。

(９)　主務課長　主務課の長をいう。

(10)　収受文書　第７条及び第８条の規定により収受の処理をした文書又は第10条から第12条までの規定により収受の処理をした電子文書をいう。

(11)　供覧文書　組織内において閲覧に供するため第21条第1項の規定により回議する行政文書で意思決定を伴わないものをいう。

（事案の決定の方式）

第３条　事案の最終的な意思決定（以下「決裁」という。）は、起案文書に当該事案の決裁権者が押印し、又は署名する方式により行うものとする。

２　前項の規定にかかわらず、秘密の取扱い若しくは緊急の取扱いを要する事案又は軽易な事案については、起案文書によらないで事案の決定をすることができる。ただし、秘密の取扱い又は緊急の取扱いを要する事案については、当該決定後にこの訓令に規定する決定の手続を行わなければならない。

（文書管理の体制）

第４条　文書主管課長は、行政文書の管理に関する事務（以下「文書事務」という。）を総括し、組合の文書事務が適正かつ迅速に行われるよう適宜必要な調査を行い、その指導及び改善を行う。

２　主務課長は、その所管する文書事務について、適正かつ円滑に行われるよう必要な指導及び助言を行う。

（文書主任者等の設置）

第５条　主務課長は、その所管する課の職員のうちから文書主任者を1人指名する。

２　主務課長は、その所管する課の職員のうちから必要があると認めるときは、文書補助者を指名することができる。

３　主務課長は、文書主任者又は文書補助者（以下「文書主任者等」という。）を指名したときは、速やかにその職氏名を文書主管課長に報告するものとする。

４　文書主任者は、上司の命を受け、次に掲げる事務を行う。

(１)　文書主管課から配布された行政文書の収受に関すること。

(２)　文書事務処理の指導及び促進に関すること。

(３)　行政文書の審査に関すること。

(４)　行政文書の整理及び保管に関すること。

(５)　行政文書の引継ぎに関すること。

(６)　その他文書事務に関すること。

５　文書補助者は、文書主任者を補佐し、文書主任者に事故あるときは、その職務を代行する。

（記号及び番号）

第６条　行政文書には、次の各号に定めるところにより記号及び番号を記さなければならない。

(１)　条例、規則、告示及び訓令の記号は、当該文書の左上にそれぞれ「高座清掃施設組合条例」、「高座清掃施設組合規則」、「高座清掃施設組合告示」、「高座清掃施設組合訓令」とし、指令の記号は当該文書の右上に「高座清掃施設組合指令」とし、番号は法令番号簿（第1号様式）の番号を用いる。

(２)　前号に規定する「告示」とは、告示、公示、公告、公表等高座清掃施設組合公告式条例（昭和40年条例第２号。以下「公告式条例」という。）第４条に規定する行為をいう。

(３)　第１号に定めるもののほか、発する文書（以下「発信文書」という。）の記号は、組合名の頭文字「高」の次に、別表第１に定める主務課記号及び収受した文書（以下「収受文書」という。）に基づく発信文書にあっては「収」、収受文書に基づかない発信文書にあっては「発」を付けるものとし、番号は主務課に備える文書整理簿（第２号様式）の番号を用いる。ただし、軽易な文書には、記号及び番号を省略することができる。

(４)　第１号に規定する番号は、毎年１月１日をもって更新する。

(５)　第３号に規定する番号は、毎年４月１日をもって更新する。ただし、３月31日以前の収受文書に基づく発信文書の番号は、収受の際に記入した文書整理簿の番号とする。

第２章　文書の収受等

（到達した文書等の処理）

第７条　組合に到達した文書（通信回線により到達した電子文書を除く。以下この条及び次条において同じ。）は、文書主管課長が受領し、次に掲げる方法により受付し、主務課長に配付するものとする。

(１)　封書は、開封して文書の左上余白に受付印（第３号様式）を押す。

(２)　葉書は、その余白に受付印を押す。

２　文書主管課長が受領した文書のうち、次に掲げる文書は、それぞれ当該各号に定めるところにより処理するものとする。

(１)　組合あての文書その他配布先が不明の文書（親展文書を除く。）は開封し、配付先を確認のうえ配付する。

(２)　数課に関連する文書は、最も関係が深いと認める主務課に配付する。

(３)　親展その他開封等を不適当と認める文書は、名あて人に配付する。

(４)　現金又は有価証券が同封されている文書は、開封せず、当該文書の封筒に受付印を押し、金券処理簿（第４号様式）に所要事項を記載し、直接会計管理者に配付する。この場合において、配付者及び受領者は、金券処理簿に押印又は署名し、当該文書の授受を明確にしなければならない。

(５)　書留扱いの文書（現金書留を除く。）、内容証明郵便、配達証明郵便等により到達した文書は、開封せず、当該文書の封筒に受付印を押し、特殊文書収受簿（第５号様式）に所要事項を記載し、直接主務課長に配付する。この場合において、受領者は、当該特殊文書収受簿に押印又は署名し、当該文書の受領を明確にしなければならない。

(６)　訴訟関係文書、不服申立書その他到達の日時が行為の効力又は権利の得失若しくは変更に関係のある文書は、前号の規定により処理するほか、当該文書の封筒に到達時刻を朱書し、押印しなければならない。

（主務課における文書の取扱い）

第８条　主務課長は、前条の規定により文書を受けたときは、文書を審査し、当該文書の事務担当者に配付するものとする。

２　主務課が受領した文書は、次に定めるところにより取り扱うものとする。

(１)　親展文書その他開封等を不適当と認めるものを除き、開封する。

(２)　主務課において開封した文書は、文書主管課長に回付し、文書主管課長は、当該文書に受付印を押し、主務課に配付する。

(３)　主務課において開封した文書のうち、現金又は有価証券が同封されているものについては、前号に掲げる処理のほか、前条第２項第４号に掲げる処理を文書主管課長に依頼する。

(４)　主務課において開封した文書のうち、収受日時が権利の得失にかかわるものについては、第２号の処理のほか、文書の余白に到達日時を朱書する。

３　主務課長は、前条の規定により配付された文書のうち、回答等を要すると認められる文書については、文書整理簿に記載し、番号を付け、その番号を当該文書の収受印の横に朱書で記入しなければならない。

（料金未払等の郵便物）

第９条　組合に到達した文書等のうち料金未払又は不足の郵便物は、文書主管課長が認めたものに限り、その未払又は不足の料金を支払って収受することができる。

（電磁的記録の受信等）

第１０条　電磁的記録の受信は、通信回線に接続した情報処理システム（以下「通信回線」という。）を利用して行うことができる。ただし、当該電磁的記録が組合に対する申請、届出等に係るもので、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものである場合は、この限りでない。

２　前項の規定にかかわらず、主務課長は、特別の事情があると認めるときは、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。

３　主務課長は、前二項の規定により受信し、又は受領した電子文書が他の課の所掌に係るものであるときは、速やかに通信回線により転送し、属すべき課が不明のときは、当該電子文書を文書主管課長に転送し、又は送信元へ返送しなければならない。

（電子文書の収受の処理）

第１１条　主務課長は、通信回線を利用して主務課に到達し、又は前条第２項の規定により受領した電磁的記録のうち収受の処理が必要と認めるものを出力し、紙に記録するものとする。

２　前項の規定により記録された紙は、到着した文書とみなし、第７条又は第８条の規定により収受の処理を行うものとする。

（ファクシミリの利用による収受）

第１２条　ファクシミリに着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した行政文書とみなし、第７条及び第８条の規定により、収受の処理を行うものとする。

第３章　行政文書の作成等

（起案）

第１３条　起案は、起案をする者（以下「起案者」という。）が、起案用紙（第６号様式）に事案の内容その他所要事項を記載し、その起案者欄に押印又は署名することにより行うものとする。ただし、第７条及び第８条の規定により処理した文書に基づいて起案をする場合で、事案の内容が軽易であるとき、又は軽易な事務連絡等について起案をする場合は、当該文書の余白に「決裁」の表示をし、起案者の押印又は署名することにより行うことができる。

２　起案は、次の要領により行う。

(１)　文書の書式及び用字用語は、高座清掃施設組合公用文に関する規程（平成２８年訓令第２号。以下「公用文規程」という。）に定めるところによる。

(２)　金額その他用字用語を訂正する場合は、訂正箇所を２本線で消し、訂正印を押さなければならない。

(３)　起案文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過等を明らかにし、参考となる資料を添付しなければならない。

３　条例、規則、訓令等例規に関する文書は、文書主管課が起案する。

４　主務課長は、前項に定める起案をする必要があると認めるときは、理由及び案文並びに参考資料を示し、文書により文書主管課長に請求しなければならない。

５　要綱等例規に準ずる文書は、文書主管課長の審査を受けた後、主務課で起案する。

（特例管理帳票）

第１４条　同種の行政文書を定例的に処理する場合は、主務課長は、文書主管課長の承認を得て当該行政文書を管理するための帳票（以下「特例管理帳票」という。）を定め、これを使用することができる。

２　主務課長は、前項の特例管理帳票を使用する場合において、電磁的記録により作成し、保存することができる。

（特別取扱い）

第１５条　起案文書の回議又は施行に特別な取扱いが必要なものは、「至急」、「秘密」等その旨を明示しなければならない。

２　前項に規定する文書のうち特に緊急を要するもの又は特に重要なものは、起案者が自ら携帯して決裁及び合議を受けなければならない。

（決裁区分）

第１６条　起案文書の決裁は、高座清掃施設組合事務決裁規程（平成17年訓令第２号。以下「事務決裁規程」という。）に定める決裁区分によるものとする。

（回議順序）

第１７条　起案文書は、起案者から文書主任者を経て、課長、次長、局長、組合長の順に回議するものとする。

（合議）

第１８条　起案文書は、関係のある課長等に合議しなければならない。

２　合議の順序は、主務課長等を経て関係の深い課長等から順次行う。

３　前項の規定により合議を受けた課長等は、承認又は不承認を決定し、合議事項について異議があるときは、主務課長等と協議し、決定しなければならない。

（代決）

第１９条　事務決裁規程の定めるところにより代決しようとするときは、起案用紙の決裁責任者の欄に「代」と朱書し、押印又は署名をしなければならない。

２　前項の規定により代決した者は、軽易なものを除き、遅滞なくその事案を決裁責任者に報告し、起案用紙に後閲覧を設け、決裁責任者の押印又は署名を受けなければならない。

３　前項の規定は、前条の場合に準用する。

（廃案の通知等）

第２０条　起案者は、回議中の起案文書を廃し、又はその内容に重要な変更（以下「内容変更」という。）があったときは、既に決裁又は承認を終了した決裁責任者等にその旨を通知するものとする。この場合において、内容変更があったときは、当該起案文書を再度回議するものとする。

２　起案者は、回議中の起案文書を廃したときは、その旨を文書整理簿に記録しておくものとする。

（供覧）

第２１条　供覧文書は、「供覧」の表示をした起案文書により回議するものとする。ただし、軽易なものについては、当該供覧文書の余白等に「供覧」の表示をし、閲覧者の押印欄等を設けて回議することができる。

２　供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書を回議する揚合には、文書整理簿に管理上必要な項目を記録するものとする。

３　供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書の回議が終了した場合は、文書整理簿に回議の終了に係る事項を記録するものとする。

（決裁日）

第２２条　起案者は、起案文書が決裁されたときは、当該起案文書に決裁日を記入しなければならない。

（施行の変更、中止又は保留）

第２３条　決裁後新たな事態の発生により、施行の内容を変更し、又は施行を中止し、若しくは保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、決裁済の文書を添えて決裁を受けなければならない。

（処理状況の調査等）

第２４条　文書主管課長は、必要があると認めるときは、行政文書の処理状況を調査し、又は主務課長から行政文書の処理状況に係る報告を受け、それらに基づき主務課長に指示をすることができる。

第４章　施行及び発送

（発信者名等）

第２５条　庁外へ発送する行政文書は、特に定めのあるものを除き、組合長名又は組合名を用いる。ただし、行政文書の性質又は内容により、副組合長及び局長名を用いることができる。

２　庁内文書のあて先及び発信者名は、原則として職名のみを用い、氏名を省略する。

３　前２項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき又は特に必要のあるときは、組合名、事務局名、課名等を用いることができる。

４　前３項の規定により発信する行政文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該行政文書の末尾にその事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

（浄書及び照合）

第２６条　決裁が終了した事案を施行する場合（通信回線により送信する場合を含む。）においては、必要に応じて当該施行に用いようとする行政文書（以下この条において「施行対象文書」という。）を浄書（通信回線により送信する原稿（以下「送信原稿」という。）の作成を含む。）し、当該事案に係る起案文書と照合（送信原稿と起案文書とを確認することをいう。）するものとする。

２　施行対象文書の浄書又は印刷は、主務課において直接浄書し、又は印刷するものを除き、文書主管課において行うものとする。

３　文書主管課長は、前項の規定により施行対象文書を浄書し、又は印刷する場合において、文書の書式、形式等が公用文規程に定めるものと異なり、又はその文書の用字用語に誤りを認めたときは、当該文書の訂正を指示することができる。

（公印）

第２７条　前条第１項の規定による照合を終了した施行する文書（以下「施行文書」という。）のうち、次に掲げるものは、高座清掃施設組合公印規程（平成７年訓令第３号）の定めるところにより、公印を押印するものとする。

(１)　契約書その他の文書で法令等により押印が規定されているもの

(２)　行政処分に係る文書等法律効果を伴うもの

(３)　表彰状等慣行上公印の押印が必要とされているもの

(４)　その他公印の押印が特に必要であると主務課長が認めたもの

２　前項の規定により公印を押印する行政文書以外の行政文書は、発送する行政文書の発信者名の下部に「（公印省略）」の表示をするものとする。

３　契約書その他のとじ替えを禁ずるものは、公印の押印と合わせて当該公印により割印を押印するものとする。

４　庁内文書については、特に定めるものを除き、公印の押印を省略するものとする。

（発送）

第２８条　施行文書の発送は、郵便による送付、通信回線による送信、信書便による送付等に区分して行うものとする。

２　施行文書のうち第３条第２項の秘密の取扱いを必要とする文書を発送する場合には、当該文書を封筒に入れて密封し、その旨を表示して発送するものとする。

３　第１項の規定により施行文書を発送した者は、当該施行文書に係る起案用紙の発送欄に押印又は署名をするものとする。

（施行日）

第２９条　行政文書の施行日は、前条第１項に規定する発送又は公告式条例に規定する条例、規則、訓令等の公布を行った日とする。

第５章　行政文書の整理及び保存

（分類の基準及び分類記号）

第３０条　主務課長は、行政文書の整理に当たって、文書主管課長の承認を得て、事務の性質、内容、第35条第１項の規定により定める保存期間等に応じた系統的な分類の基準及び当該基準の記号（以下「分類記号」という。）を定めるものとする。

２　前項の分類の基準は、原則として、大項目、中項目及び小項目から成る階層構造によるものとし、別表第２のとおりとする。

３　分類記号は、主務課長が前項の小項目ごとに細分類名を設けて定めるものとする。

４　第１項の場合において、同種の事務を取り扱う課が複数になるときは、文書主管課長は、それらの課における共通の分類の基準及び分類記号を定めることができる。

５　文書主管課長は、第１項及び前項の規定による分類の基準及び分類記号を定めたときは、高座清掃施設組合文書分類表（以下「分類表」という。）を作成しなければならない。

（事務室内における行政文書の整理）

第３１条　主務課長は、行政文書の保存に当たって、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な行政文書は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておくものとする。

２　主務課長は、第30条に定める分類表により、系統的に行政文書を分類及び整理し、検索を容易に行うことができるようにするとともに、当該行政文書に係る事案の処理が完結した日（以下「完結日」という。）の属する年度の末日まで組織的な管理が適切に行うことができる場所において保管するものとする。

３　主務課長は、行政文書の事務室内における保管について、次の各号に掲げる文書に応じて、当該各号に定める方法で行うものとする。

(１)　事案の完結した行政文書（用務終了後廃棄の行政文書を除く。）　分類番号別、起案年月日順に整理し、個別フォルダーによりファイリングキャビネットに収納し、保管するものとする。ただし、ファイリングキャビネットに収納することが困難又は適当でないものについては、保管庫、書棚等に収納し、保管することができる。

(２)　事案の完結していない行政文書（用務終了後廃棄の行政文書を含む。）及び常時使用する台帳や協定書等　それぞれ事務担当者が分類及び整理をし、懸案フォルダーによりファイリングキャビネットに収納し、保管するものとする。ただし、懸案フォルダーを使用することが困難又は適当でないものについては、バインダー等を使用又はファイリングキャビネットに収納し、保管することが困難又は適当でないものについては、保管庫、書棚等により、その所在を明確にして保管することができる。

（保存期間の種別）

第３２条　行政文書の保存期間の種別は、次の各号に定めるとおりとし、当該各号に定める色の背表紙をもって管理する。

(１)　30年保存　赤

(２)　10年保存　青

(３)　５年保存　緑

(４)　３年保存　黄

(５)　１年保存　白

２　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある行政文書については、法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある行政文書については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。

３　主務課長は、行政文書の保存期間が前２項の規定により難いと認めるときは、文書主管課長の承認を得て、その保存期間の種別を別に定めることができる。

（ファイル基準表の作成等）

第３３条　行政文書の保存期間は、法令等の定め、当該行政文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるものとする。

２　文書主管課長は、別表第３に定める行政文書保存期間基準表に基づき、その所管する課の行政文書に係る保存文書ファイル基準表を定めるものとする。

（保存期間の起算）

第３４条　保存期間は、完結日の属する年度の翌年度の初日から起算するものとする。ただし、暦年ごとに整理し、保管するものの保存期間の起算は、完結日の属する年の翌年の４月１日とするものとする。

（保存期間の設定）

第３５条　主務課長は、保存文書ファイル基準表に従い、その所管する課の行政文書の保存期間を定め、その保存期間が満了する日までの間、当該行政文書を保存するものとする。

２　前項の規定にかかわらず、次に掲げる行政文書については、保存年限を満了した日以後においても、それぞれ当該各号に定める期間を経過する日までの間保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間を経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。

(１)　現に監査、検査等の対象になっているもの　当該監査、検査等が終了するまでの間

(２)　現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの当該訴訟が終結するまでの間

(３)　現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの　当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間

(４)　その他主務課長が職務の遂行上必要とするもの　文書主管課長が必要と認める期間

（行政文書の常用）

第３６条　主務課長は、その所属する課で常時利用する必要があると認める行政文書を指定することができる。

２　文書主任者は、前項の規定により指定があった行政文書（以下「常用文書」という。）に常用文書である旨の表示をするものとする。ただし、当該常用文書の形態等により、常用文書である旨の表示が困難なものについては、別に文書主管課長が指示するところによる。

３　主務課長は、常用文書について、常時利用する必要がなくなったものについては、速やかに第１項の指定を解除するものとする。

（引継ぎ等）

第３７条　主務課長は、完結文書を暦年又は会計年度別に、分類表に従い、第32条第1項各号に掲げる色の背表紙を用いて製本し、３年保存以上の行政文書について毎年６月末日までに保存文書目録（第７号様式）を添えて、文書主管課長に引き継がなければならない。ただし、文書主管課長が特に必要があると認めた場合は、主務課において保管することができる。

２　文書主管課長は、前項の規定により引き継いだ行政文書を分類表に基づく保存年限に従い、書庫に収納して保存しなければならない。

３　書庫は、文書主管課長が管理し、出入りについては文書主管課長の指示に従わなければならない。

（保存文書の貸出し）

第３８条　書庫に保存する行政文書（以下「保存文書」という。）を利用しようとする職員は、文書借覧簿（第８号様式）により文書主管課長の承認を得なければならない。

２　保存文書の貸出期間は、10日以内とする。ただし、文書主管課長が特に認めた場合はこの限りでない。

３　文書主管課長は、特に必要があると認めるときは、貸出期間内であっても貸出し中の文書の返還を求めることができる。

（行政文書貸出制限）

第３９条　行政文書は、職員以外の者に貸し出すことはできない。

（行政文書の庁外持出制限）

第４０条　行政文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、主務課長（保存文書にあっては文書主管課長）の承認を得たものは、この限りでない。

第６章　行政文書の廃棄

（行政文書の廃棄）

第４１条　文書主管課長は、毎年６月末日までに保存期間の満了した行政文書を調査し、廃棄文書目録（第９号様式）を作成して主務課長に合議の上、廃棄する。ただし、保存期間の満了した行政文書であっても、主務課長の請求があるときは、なお１年間保存することができる。

（文書等の滅失等）

第４２条　主務課長は、行政文書を滅失し、又はき損したときは、その年月日、当該行政文書の分類記号、件数、原因その他必要な事項を文書主管課長に通知するものとする。ただし、保存期間が1年及び1年未満の行政文書については、この限りでない。

２　第３２条の規定にかかわらず、マイクロフィルムに撮影して保存する文書については、原文書を廃棄することができる。

（廃棄の方法）

第４３条　文書主管課長は、廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする行政文書については、焼却、溶解、細断等、当該行政文書の内容に応じた方法により廃棄するものとする。この場合において、当該行政文書に高座清掃施設組合情報公開条例（平成17年条例第１号。以下「情報公開条例」という。）第７条各号に規定する非公開情報が記録されているときは、当該非公開情報が外部に漏れることのないように配慮するものとする。

第７章　秘密文書の処理

（秘密文書の指定等）

第４４条　主務課長は、その所管する課の行政文書について秘密の取扱いをする必要があると認める場合は、当該行政文書を秘密の取扱いを必要とする行政文書（以下「秘密文書」という。）として、指定するものとする。

２　前項の規定により指定したときは、主務課長は、局長を経て組合長に報告しなければならない。その指定を解除したときも同様とする。

３　主務課の職員は、その所属する課の行政文書の秘密の取扱いの要否に疑義があるときは、直ちに当該要否について主務課長の指示を受けるものとする。

（秘密文書の表示）

第４５条　秘密文書で、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものにあっては「秘密」又は「秘」の表示を、当該時期を限るもの（以下「時限秘」という。）にあっては「時限秘」又は「時秘」の表示を当該秘密文書に明記するものとする。ただし、当該秘密文書の形態等により、表示が困難なものについては、別に組合長が定めるところによる。

２　前項の場合において、時限秘の秘密文書には秘密の取扱いを必要とする期限を明記するものとする。

（秘密の指定の解除）

第４６条　主務課長は、秘密文書について秘密の取扱いを必要としなくなったとき、又は情報公開条例第７条若しくは第９条の規定に基づき当該秘密文書の開示の決定があったときは、第44条の指定を解除するものとする。

２　前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期限の到来をもって、前条の指定が解除されたものとみなす。

３　主務課長は、秘密文書について高座清掃施設組合個人情報保護条例（平成17年条例第２号）第23条第１項の規定に基づき、当該秘密文書に記録された個人情報を開示する旨の決定があったときは、当該決定に関する限りにおいて第44条の指定を解除するものとする。

（秘密文書の取扱い）

第４７条　秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記録内容が外部に漏れることのないように、細心の注意を払うものとする。

２　主務課長は、秘密文書については、金庫又はかぎのある書類箱に保管し、かつ、常時その異常の有無を確認しなければならない。

３　前条第１項又は第３項の規定により指定を解除した秘密文書（同条第２項の規定により指定が解除されたものとみなされる秘密文書を含む。）については、第45条第１項に規定する表示を抹消するものとする。

第８章　補則

（委任）

第４８条　この訓令に規定するもののほか、この訓令の施行について必要な事項は、組合長が別に定める。

附　則

（施行期日）

１　この訓令は、公布の日から施行する。

（経過措置）

２　改正後の高座清掃施設組合行政文書管理規程の規定は、この規定の施行日以後の文書の取り扱いから適用し、この規定の施行日前の文書の取り扱いについては、なお従前の例による。

附　則（平成31年４月１日訓令第１号）

この訓令は、平成31年４月１日から施行する。

附　則（令和５年３月24日訓令第１号）

この訓令は、令和５年４月１日から施行する。

附　則（令和６年４月１日訓令第２号）

この訓令は、令和６年４月１日から施行する。

別表第１（第６条関係）

課　　　等　　　名	記　　　　　　　号
総　　　務　　　課	総
施　　　設　　　課	施

別表第２（第30条関係）

中分類大分類		0	1	2	3	4	5	6	7	8
0	総務	庶務	組織運営	文書	広報広聴	議会	監査	地元対策
1	人事	庶務	要員	任免	服務	給与	労務	研修	厚生	安全衛生
2	財務	庶務	予算	決算	出納	税外	徴収	財産	組合債
3	契約	庶務	工事	物品	委託	賃貸借	その他	検査
4	民生	老人センター
5	施設	庶務	水処理	ごみ処理	建設	じん芥処理	環境プラザ
6	教育	温水プール
7	公園	公園

０　　　総　　　務

小分類中分類		0	1	2	3	4	5	6	7
0	庶務	諸務	施設取締	施設運用管理
1	組織運営	諸務	法令	例規	行政組織	連絡調整	事務管理	電子計算	ＩＳО
2	文書	諸務	公印	発受信	整理	保存	情報公開	個人情報保護
3	広報広聴	諸務	陳情要望
4	議会	諸務	招集	議員	議案議事	委員会	請願陳情
5	監査	諸務	出納検査	審査
6	地元対策	諸務

１　　　人　　　事

小分類中分類		0	1	2	3	4	5	6	7	8
0	庶務	諸務	資格
1	要員	諸務	定員現員
2	任免	諸務	試験	採用	昇任昇給降任降給	配置異動	休職	退職
3	服務	諸務	勤務時間休暇	身分	旅行	時間外勤務	表彰	分限懲戒	考課
4	給与	諸務	報酬給料諸手当	賃金	退職手当
5	労務	諸務	公務災害	労働組合
6	研修	諸務	派遣研修
7	厚生	諸務	年金	組合共済	各種共済
8	安全衛生	諸務	健康管理

２　　　財　　　務

小分類中分類		0	1	2	3	4	5
0	庶務	諸　務	財政計画	財政調査報告	財政公表
1	予算	諸　務	当初予算編成	補　正	執行管理
2	決算	諸　務	資　料
3	出納	諸　務	資　金	収　納	支　払	歳入歳出外
4	税外	諸　務	手数料	補助金交付金	財産収入	雑収入	交付税
5	徴収	諸　務
6	財産	諸　務	土　地	建　物	有価証券	車　両
7	組合債	諸　務	長期債	短期債

３　　　契　　　約

小分類中分類		0	1	2	3	4	5
0	庶　務	諸　務
1	工　事	諸　務	登　録	指　名	契　約
2	物　品	諸　務	購　入	保管受払	亡失き損	処　分
3	委　託	諸　務	契　約
4	賃貸借	諸　務	契　約
5	その他	諸　務	契　約
6	検　査	諸　務	復　命

４　　　民　　　生

小分類

中分類

老人センター

諸務

施設運用管理

補助事業

５　　　施　　　設

小分類中分類		0	1	2	3	4	5	6
0	庶務	諸　務	電　気
1	水処理	諸　務	施設運用管理	補助事業	単独事業
2	ごみ処理	諸　務	第２処理場	粗大ごみ	排水処理	第１処理場	計　量	最終処分場
3	建設	諸　務	補助事業	単独事業
4	じん芥処理	諸　務	施設運用管理	補助事業	単独事業
5	環境プラザ	諸　務	施設運用管理	補助事業	単独事業

６　　　教　　　育

小分類

中分類

温水プール

諸　務

施設運用管理

補助事業

７　　　公　　　園

小分類

中分類

公園

諸　務

施設運用管理

補助事業

単独事業

別表第３(第33条関係)

行政文書保存期間基準表

保存期間	行政文書の類型
永年	1　条例の制定改廃その他の案件を組合議会に提出するための決裁文書 2　総合的な計画策定のための決裁文書 3　組合議会の議事録及び議案に関するもの 4　 1及び2に掲げるもののほか、組合の業務上重要事項に係る意思決定を行うための決裁文書 5　規則又は告示若しくは訓令の制定改廃のための決裁文書 6　行政手続法(平成5年法律第88号)第2条第3号に規定する許認可等(以下「許認可等」という。)をするための決裁文書で当該許認可等の効果が10年を超えて存続するもの 7　訴訟に関する決裁文書 8　儀式、表彰及び褒章に関するもので重要なもの 9　組合が所有する財産の取得、処分又は管理に関する帳簿 10　行政委員(会)の委員及び附属機関の委員の任免に関する決裁文　書 11　予算及び決算並びに出納に関するもので特に重要なもの(主管課のものに限る) 12　職員の任免、賞罰又は履歴に関する決裁文書 13　行政文書の処理経過を把握するための帳簿 14　組合長が管理する行政文書を適切に管理するためのファイル基準表 15　文書の保存、廃棄又は移管の状況が記録された帳簿 16　公印の調製、改刻又は廃止に関する帳簿 17　海老名市への交付金(固定資産税相当額)に関するもの 18　分担金の賦課徴収に関するもの 19　組合債及び借入金に関するもので重要なもの 20　その他永年保存する必要があると認められる行政文書
10年	1　答申、建議又は意見が記録された行政文書 2　請願、陳情又は建議で重要なもの 3　行政手続法第5条第1項に規定する審査基準又は同法第12条第1項に規定する処分基準を決定するための決裁文書 4　許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が5年を超え10年以内存続するもの 5　所管行政上の重要な意思決定を行うための決裁文書 6　審査請求に対する裁決その他の処分を行うための決裁文書 7　条例、規則又は告示若しくは訓令の解釈又は運用方針に関する決裁文書 8　栄典又は表彰を行うための決裁文書 9　その他10年間保存する必要があると認められる行政文書
5年	1　法令又は条例により作成すべきものとされる事務及び事業の基本計画若しくは年度計画書又はこれらに基づく実績報告書 2　調査、統計又は年報等に関するもの 3　許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が3年を超え5年以内存続するもの 4　行政手続法第2条第4号の不利益処分(内容が軽微なものを除く)をするための決裁文書 5　所管行政上の意思決定を行うための決裁文書 6　予算、決算及び収支に係る書類で特に重要なもの 7　請願、陳情又は建議に関するもの 8　その他5年間保存する必要があると認められる行政文書
3年	1　許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が1年を超え3年以内存続するもの 2　所管行政上の定型的な事務に係る意思決定を行うための決裁文書 3　調査又は研究の結果が記録された行政文書 4　照会、回答及びその他往復文書に関するもの 5　職員の勤務の状況が記録された行政文書 6　予算、決算及び収支に係る書類で重要なもの 7　その他３年間保存する必要があると認められる行政文書
1年	1　許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が１年以上存続するもの 2　原簿、台帳等に登録を終わり、又は統計等の材料に供した文書 3　所管行政上の軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書 4　予算、決算及び収支に係る書類で比較的重要なもの 5　日誌、通知又は照会等で他日の参考を必要としない文書 6　その他１年間保存する必要があると認められる文書

備考　1　上記の基準は、「永年」を除き、最低保存期間を示すものである。

2　法令により保存年限の定めがある文書は、それぞれの法令の定める年限による。

添付資料

第１号様式～第９号様式　（xls形式）　（pdf形式）